PayPal: Anleitung für den Import

Import: Direktanbindung (Client-ID und Secret)
Berichte: DATEV

Ledgerpilot ruft deine PayPal-Umsätze direkt über die PayPal-Schnittstelle ab. Die Zugangsdaten hinterlegst du einmalig; danach genügt für jeden weiteren Import ein Klick.

Einen CSV-Weg gibt es bewusst nicht: PayPals Aktivitäten-Export enthält je nach gewählter Spaltenauswahl unterschiedliche Felder und ist als Buchungsgrundlage nicht verlässlich genug.

0. Voraussetzung: ein PayPal-Geschäftskonto

Der Abruf setzt ein PayPal-Geschäftskonto voraus. Bei einem privaten Konto stehen die dafür nötigen Funktionen nicht zur Verfügung. Die Umstellung nimmt PayPal kostenlos vor.

So erkennst du dein Kontomodell: Erscheinen nach der Anmeldung auf paypal.com Bereiche wie Verkäufer-Tools oder Berichte, liegt ein Geschäftskonto vor.

1. Zugangsdaten in PayPal erzeugen

PayPal nennt die Zugangsdaten Client-ID und Secret. Sie gehören zu einer App – dem Zugang, über den Ledgerpilot deine Umsätze lesen darf. Zahlungen auslösen oder Guthaben bewegen kann Ledgerpilot damit nicht.

Auf developer.paypal.com mit deinen PayPal-Geschäftsdaten anmelden. Ein zusätzliches Konto ist nicht erforderlich.
Oben rechts Dashboard öffnen, links Apps & Credentials wählen.
Den Umschalter oben von Sandbox auf Live stellen. Sandbox ist die Testumgebung von PayPal und enthält keine echten Umsätze; Zugangsdaten von dort weist Ledgerpilot beim Speichern zurück.
Create App wählen, einen Namen vergeben (z. B. Ledgerpilot) und als Typ Merchant auswählen. Verwende dafür eine eigene App ausschließlich für Ledgerpilot: PayPal bietet keinen reinen Lesezugriff an – welche Vorgänge mit diesen Zugangsdaten möglich sind, bestimmen allein die in dieser App gesetzten Haken. Für Ledgerpilot genügt der eine Haken aus Schritt 2.
Auf der Übersicht der App stehen Client ID und Secret. Das Secret ist zunächst verdeckt; über Show einblenden und beide Werte kopieren.

2. Berechtigung „Transaction Search“ erteilen

Ohne diese Berechtigung liefert PayPal keine Transaktionen. Die Zugangsdaten sind dann zwar gültig, der Abruf bleibt jedoch leer.

In derselben App zum Abschnitt Features wechseln.
Den Haken bei Transaction Search setzen.
Save wählen.

Die Freischaltung kann bei PayPal mehrere Stunden dauern. Meldet Ledgerpilot unmittelbar nach dem Speichern noch eine fehlende Berechtigung, liegt kein Fehler vor. Über „Zugang erneut prüfen“ unter Einstellungen → PayPal-Zugang fragt Ledgerpilot erneut bei PayPal nach; die Zugangsdaten musst du dafür nicht erneut eingeben.

3. Zugang in Ledgerpilot hinterlegen

In Ledgerpilot Einstellungen → PayPal-Zugang öffnen.
Client-ID und Secret einfügen und Zugang speichern wählen.
Ledgerpilot prüft die Angaben unmittelbar bei PayPal und meldet zurück, falls etwas fehlt. Das Secret wird verschlüsselt gespeichert und nicht wieder angezeigt.

4. Umsätze importieren

Übersicht → Neuen Bericht anlegen öffnen und als Quelle PayPal wählen.
Zeitraum wählen. Ohne Angabe ruft Ledgerpilot die letzten 12 Monate ab; für ältere Zeiträume das Von-Datum setzen.
Importieren wählen. PayPal gibt die Daten in Abschnitten von 30 Tagen heraus; ein volles Jahr wird daher in mehreren Abrufen geholt und nimmt entsprechend mehr Zeit in Anspruch.

5. Umfang und Grenzen des Abrufs

PayPal stellt rund 3 Jahre Historie bereit. Frühere Zeiträume kürzt Ledgerpilot automatisch und weist darauf hin. Für weiter zurückliegende Jahre bietet die Schnittstelle keinen Zugang.
Neue Zahlungen erscheinen zeitversetzt. PayPal übernimmt Vorgänge erst nach etwa drei Stunden in die Auswertung. Ein Abruf des laufenden Tages kann deshalb unvollständig sein.
Reserven werden nicht gebucht. Zurückgehaltene Beträge stellen keinen Geldfluss dar. Ledgerpilot weist sie im Bericht gesondert aus. Vorgänge, die PayPal nicht als abgeschlossen führt, bucht Ledgerpilot nur dann, wenn PayPals eigener Kontostand belegt, dass das Geld tatsächlich geflossen ist – solche Fälle weist der Bericht namentlich aus.
Zahlungen in Fremdwährung: Rechnet PayPal automatisch in Euro um, wird der Euro-Betrag als Erlös gebucht. Verbleibt eine Zahlung in einer anderen Währung auf deinem Konto, wird sie nicht gebucht, sondern gesondert ausgewiesen – Ledgerpilot nimmt keine eigene Kursumrechnung vor.

Kontenzuordnung anpassen: Unter Kontenrahmen → PayPal legst du fest, auf welche Konten die einzelnen Buchungsarten laufen (PayPal-Guthaben, Gebühren, Erstattungen, Auszahlungen). Die Voreinstellung folgt SKR03/SKR04 und lässt sich zeilenweise an die Vorgaben deiner Kanzlei anpassen.

Häufige Fragen zu PayPal

Werden auch Zahlungsanbieter unterstützt?

Ja. Neben den Brokern liest Ledgerpilot die Umsätze von Stripe, PayPal, Adyen und Mollie ein und erzeugt daraus einen DATEV-konformen Buchungsstapel nach SKR03 oder SKR04. Stripe geht per API-Schlüssel oder CSV-Export und liefert zusätzlich die Ausgangsrechnungen als ZIP; PayPal läuft über eine Direktanbindung an ein PayPal-Geschäftskonto und bringt eine Gegenprobe zum Kontostand mit; Adyen liest den Settlement Details Report – per CSV-Upload oder automatischem Abruf – und schlüsselt die Gebühren nach Kostenart auf; Mollie wird direkt über die Mollie-API abgerufen und bucht die Erlöse nach Steuerfall (Land und Steuersatz der Zahlung). Details stehen auf den Lösungsseiten „Stripe → DATEV“, „PayPal → DATEV“, „Adyen → DATEV“ und „Mollie → DATEV“. Steuerreports wie die Anlage KAP entstehen weiterhin nur aus Broker-Daten.

Kann ich Broker- und Zahlungsdaten in einem Bericht zusammenfassen?

Nein. Jede Quelle wird einzeln konvertiert und einzeln abgerechnet – ein Bericht gehört immer zu genau einer Quelle und einem Zeitraum. Das ist Absicht: Die Buchungslogik unterscheidet sich grundlegend, und ein gemischter Stapel wäre für deinen Steuerberater schwerer zu prüfen als zwei saubere. Innerhalb einer Quelle kannst du dagegen mehrere Unterkonten und Depots in einer Abfrage zusammenfassen. Die einzelnen Stapel importiert deine Kanzlei nacheinander in dieselbe Buchhaltung.

Wie kommen meine PayPal-Umsätze zu Ledgerpilot?

Über eine Direktanbindung an dein PayPal-Geschäftskonto: Du hinterlegst den Zugang einmal, danach holt Ledgerpilot die Umsätze für den gewählten Zeitraum selbst. Dazu kommt eine Gegenprobe zum Kontostand – sie zeigt, ob die verbuchten Bewegungen den Saldo deines PayPal-Kontos erklären.

Was bekomme ich bei einem Zahlungsanbieter heraus?

Einen DATEV-Buchungsstapel über deine Umsätze, Gebühren und Auszahlungen für den Zeitraum, den du wählst – im selben Format wie bei einem Broker-Import. Die Gebühren werden nicht im Umsatz versteckt, sondern getrennt gebucht; bei Adyen zusätzlich nach Kostenart aufgeschlüsselt, bei Mollie landen die Erlöse auf dem Konto, das zu Land und Steuersatz der Zahlung passt. Anders als bei Broker-Daten entsteht hier keine Gewinn- und Verlustrechnung nach FIFO oder Durchschnitt: Zahlungsanbieter führen kein Depot, es gibt also keine Bestände zu bewerten.

Alle Fragen zu PayPal auf der Seite Häufige Fragen

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Dieselbe Anleitung steht in deinem Konto bei PayPal → Anleitung. Fehlt beim Import etwas, verlinkt Ledgerpilot dort direkt auf die passende Stelle.