PayPal in DATEV buchen — automatisch über die PayPal-Schnittstelle

Du hinterlegst einmalig Client-ID und Secret einer eigenen PayPal-App mit der Berechtigung „Transaction Search“. Ledgerpilot ruft die Umsätze danach direkt bei PayPal ab und erzeugt daraus einen DATEV-konformen Buchungsstapel (SKR03 oder SKR04) für den gewählten Zeitraum, den dein Steuerberater direkt importieren kann.

Ja. Der Abruf setzt ein PayPal-Geschäftskonto voraus — bei einem privaten Konto stehen die dafür nötigen Funktionen nicht zur Verfügung. Die Umstellung nimmt PayPal kostenlos vor. Zusätzlich braucht die App die Berechtigung „Transaction Search“; ohne sie sind die Zugangsdaten zwar gültig, der Abruf bleibt aber leer. Die Freischaltung kann bei PayPal mehrere Stunden dauern — Ledgerpilot fragt auf Knopfdruck erneut nach, ohne dass du die Zugangsdaten neu eingeben musst.

Nein, und das ist Absicht. PayPals Aktivitäten-Export enthält je nach gewählter Spaltenauswahl unterschiedliche Felder und ist als Buchungsgrundlage nicht verlässlich genug. Ledgerpilot holt die Daten deshalb direkt über die Schnittstelle — damit jeder Import dieselben Felder hat.

PayPal gibt über diese Schnittstelle rund drei Jahre Historie heraus. Reicht dein Zeitraum weiter zurück, kappt Ledgerpilot den Beginn automatisch und weist darauf hin. Liegt der Zeitraum vollständig jenseits der drei Jahre, sagt Ledgerpilot das im Klartext — für ältere Jahre brauchst du den PayPal-Kontoauszug aus deinem Konto. Neue Zahlungen erscheinen außerdem zeitversetzt: PayPal übernimmt sie erst nach etwa drei Stunden in die Auswertung, ein Abruf des laufenden Tages kann deshalb unvollständig sein.

Ledgerpilot bucht in Euro. Rechnet PayPal eine Zahlung automatisch in Euro um, wird der Euro-Betrag als Erlös gebucht. Bleibt eine Zahlung in einer anderen Währung auf deinem Konto, wird sie nicht gebucht, sondern gesondert und in ihrer Originalwährung ausgewiesen — Ledgerpilot nimmt keine eigene Kursumrechnung vor und rechnet auch keinen Währungsgewinn oder -verlust aus.

SKR04 (empfohlen) und SKR03. Für elf Buchungsarten — Zahlung mit und ohne Rechnung, Gebühr je Zahlung, eigenständige PayPal-Gebühr, Erstattung, Rückbuchung, Einkauf, Auszahlung, Einzahlung und die beiden Seiten der Währungsumrechnung — ist je ein Soll- und Gegenkonto vorbelegt. Jede Zeile lässt sich einzeln auf die Kontenvorgaben deines Steuerberaters umstellen.

Für die PayPal-Anbindung in DATEV brauchst du in der Regel deine Kanzlei: Sie richtet die Anbindung in DATEV Unternehmen online ein, du gibst den Zugriff bei PayPal frei. Mit Ledgerpilot richtest du es selbst ein: ein PayPal-Geschäftskonto, eine eigene PayPal-App mit der Berechtigung „Transaction Search“ und die Zugangsdaten daraus einmal in Ledgerpilot hinterlegt. Den fertigen DATEV-Buchungsstapel liest deine Kanzlei wie jeden anderen ein – auf DATEV-Seite muss dafür nichts freigeschaltet werden.

Die Freischaltung der PayPal-Anbindung in DATEV läuft über DATEV und deine Kanzlei; die Kosten richten sich nach deinem DATEV-Vertrag und werden meist über die Kanzlei abgerechnet. Bei Ledgerpilot gibt es keine Freischaltung auf DATEV-Seite: Du zahlst ab 2,90 € je Konvertierung, inkl. USt, und erst beim Herunterladen des Buchungsstapels. Konto anlegen ist kostenlos.

Den Kontoauszug musst du dafür nicht hochladen: Ledgerpilot holt die Vorgänge direkt über die PayPal-Schnittstelle und erzeugt daraus den DATEV-Buchungsstapel. Der Kontoauszug bleibt trotzdem nützlich – die Gegenprobe rechnet die Änderung deines PayPal-Guthabens gegen die Buchungen, und dagegen kannst du ihn abstimmen. Nur für Zeiträume, die weiter als rund drei Jahre zurückliegen, bleibt der Kontoauszug über deine Kanzlei der Weg.

PayPal mit DATEV verbinden geht auf zwei Wegen: Entweder lässt du die PayPal-Anbindung in DATEV Unternehmen online über deine Kanzlei einrichten. Oder du verbindest PayPal mit Ledgerpilot – Client-ID und Secret deiner eigenen PayPal-App, einmal hinterlegt – und übergibst deiner Kanzlei den DATEV-Buchungsstapel. Die Verbindung zu DATEV ist dann die Datei selbst: ein Buchungsstapel im DATEV-Format 700, den jede Kanzlei einlesen kann.

Ledgerpilot übernimmt den Teil der PayPal-Buchhaltung, der sonst Handarbeit ist: Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Rückbuchungen und Auszahlungen bei PayPal abholen, jede Zeile einem Konto zuordnen und daraus den DATEV-Buchungsstapel mit Gegenprobe erzeugen. Die Verbuchung in DATEV, die Umsatzsteuer und den Abschluss macht weiterhin deine Kanzlei – Ledgerpilot ist eine Ausfüllhilfe, keine Steuerberatung. Die Kontenzuordnung ist ein Vorschlag, den dein Steuerberater bestätigt oder anpasst.