Adyen: Anleitung für den Import

Adyen stellt keine Kontoauszüge bereit. Grundlage ist stattdessen der Settlement Details Report – eine CSV-Datei, die Adyen je Abrechnungslauf („Batch“) erzeugt. Ledgerpilot liest sie ein und schreibt dein Adyen-Verrechnungskonto lückenlos fort.

Es gibt zwei Wege: Du lädst die Reports selbst hoch, oder Ledgerpilot holt sie automatisch ab. Beide enden in derselben Verarbeitung – der automatische Abruf ist nur eine dünne Schicht davor.

0. Voraussetzung: Company- oder Merchant-Ebene?

Die Adyen Customer Area hat zwei Ebenen, und beide bieten dieselben Menüs an – das ist die häufigste Verwechslung beim Einrichten. Die Faustregel:

• Der Report selbst gehört zur Merchant-Ebene. Den Settlement Details Report gibt es nur je Merchant-Account. Wenn du ihn erzeugst oder planst, wähle dort deinen Merchant-Account aus (mehrere gleichzeitig sind möglich – die Datei enthält sie dann alle).
• Die Zugangsdaten dürfen auf beiden Ebenen liegen. Legst du sie auf Company-Ebene an, decken sie alle darunter liegenden Merchant-Accounts ab – das ist bequemer, wenn du mehrere hast. Entscheidend ist nur, dass die Rolle Merchant Report Download deinen Merchant-Account einschließt.

1. Weg A: Reports selbst hochladen

1. In der Adyen Customer Area oben auf deinen Merchant-Account wechseln. Findest du das Report-Menü nicht oder ist die Liste leer, stehst du vermutlich noch auf der Company-Ebene.
2. Unter Reports → Report overview → Settlement details einen Report von Hand erzeugen. Bei Data filtering steht Date zur Wahl – das ergibt einen Tag je Datei (Format JJJJ-MM-TT). Single batch und Multiple batches lassen sich erst auswählen, sobald Adyen mindestens einmal abgerechnet hat; vorher sind sie ausgegraut. Als File type unbedingt .CSV wählen: Ledgerpilot liest die Kopfzeile der CSV und ordnet daraus die Spalten zu – ein anderes Format (etwa XML) kann es nicht verarbeiten und bringt auch keine zusätzlichen Angaben.
3. Unter Accounts genügt Current account, solange du auf deinem Merchant-Account stehst. Stehst du eine Ebene höher, wähle Specific accounts und dort dein Merchant-Konto. Die Wahl entscheidet, was in der Datei steht – Ledgerpilot bucht alles, was es darin findet, und filtert nicht nach dem Konto aus deinem Zugang. Bei nur einem Merchant-Account macht es keinen Unterschied.
4. In Ledgerpilot Übersicht → Neuen Bericht anlegen öffnen, als Quelle Adyen und den Reiter CSV-Upload wählen.
5. Dateien ablegen und Importieren wählen. Mehrere Dateien auf einmal sind möglich – legst du dabei dieselbe Datei versehentlich zweimal in die Auswahl, erkennt Ledgerpilot das und verbucht sie nur einmal.

2. Weg B: Zugang für den automatischen Abruf einrichten

1. Developers → API credentials → Create new credential, Typ Report service user – nicht „Web service user“. Das ist der häufigste Stolperstein: Ein Web-Service-Zugang wird beim Report-Abruf abgelehnt, und die Fehlermeldung sieht aus wie ein falsches Passwort.
2. Unter Authentication ein Passwort vergeben. Adyen zeigt es nur einmal an.
3. Unter Roles die Rolle Merchant Report Download aktivieren – und darunter unter Accounts prüfen, dass dein Merchant-Account eingeschaltet ist. Schaltest du dort den Company-Account ein, sind alle Merchant-Accounts darunter erfasst.
4. Auf der Merchant-Ebene denselben Bericht öffnen (Reports → Report overview → Settlement details) und dort über Manage report die Option Automatic generation auf On stellen, als File type wieder .CSV (kein XML – das kann Ledgerpilot nicht lesen). Ohne den Zeitplan erzeugt Adyen keine Dateien, die abgeholt werden könnten. Verlass dich dabei auf den geplanten Bericht: Ein einmalig von Hand erzeugter erscheint zwar in der Customer Area, stand in unserem Test aber nicht zum Abruf bereit.
5. Unter Frequency unbedingt Daily wählen – das ist die einzige Einstellung, mit der der automatische Abruf funktioniert. Adyen benennt die Datei nach dem Rhythmus: Bei Daily entsteht eine Datei je Tag, bei Weekly und Monthly dagegen eine Datei über den ganzen Zeitraum mit einem anderen Dateinamen. Ledgerpilot fragt die Tagesdatei ab; ein wöchentlicher Zeitplan erzeugt also Dateien, die nie abgeholt werden – im Zugang stünde dauerhaft „noch kein Report vorhanden“. Dasselbe gilt für die vierte Einstellung At batch close, die Adyen je Abrechnung eine Datei erzeugen lässt. Ein Monthly-Bericht stört dagegen nicht: Für volle Kalendermonate versucht Ledgerpilot ihn zusätzlich und spart sich dann dreißig Einzelabrufe. Den Tagesplan ersetzt er trotzdem nicht – angebrochene Monate und die jüngsten Tage stehen nur in den Tagesdateien. Nur für den Upload von Hand gilt das Gegenteil: Dort spielt der Dateiname keine Rolle, und Weekly oder Monthly sind bequemer, weil eine einzige Datei den ganzen Zeitraum abdeckt (Kapitel 1). Bei Accounts gilt dasselbe wie beim händischen Download: Current account auf der Merchant-Ebene, sonst Specific accounts mit deinem Merchant-Konto.

   So muss der Zeitplan für den automatischen Abruf aussehen: Daily. Für den Upload von Hand steht dort stattdessen Monthly (Kapitel 1).

6. In Ledgerpilot unter Adyen → Zugang Benutzername, Passwort und Merchant-Account eintragen und Verbindung testen wählen.

3. Weg B: Bericht anlegen und Zeitraum wählen

1. Übersicht → Neuen Bericht anlegen öffnen, als Quelle Adyen und den Reiter Automatischer Abruf wählen.
2. Von und Bis setzen. Ohne Angabe holt Ledgerpilot die letzten 30 Tage. Der Zeitraum gehört zum Bericht, nicht zum Zugang.
3. Importieren wählen. Adyen stellt je Tag einen Report bereit; Ledgerpilot holt die Tage einzeln ab. Der laufende Tag ist nie dabei – Adyen erzeugt den Bericht erst nach dessen Ablauf.

4. Spalten prüfen

Unter Settings → Report columns stellst du selbst ein, welche Spalten dein Report enthält – die Liste ist deshalb bei jedem Adyen-Kunden anders. Fehlt eine Spalte, die Ledgerpilot braucht, bricht der Import ab und nennt sie beim Namen. Es gibt keine stille Teilverarbeitung.

5. Was du wissen solltest

• Reports werden nur zwei Jahre aufbewahrt. Ältere Zeiträume musst du in der Customer Area neu erzeugen lassen, bevor du sie importieren kannst.
• Gebucht wird der Bruttobetrag, die Adyen-Gebühr als eigene Zeile – nicht der Nettobetrag. Sonst stimmt die Umsatzsteuer nicht.
• Einbehalte (Sicherheitsrücklagen, Streitfälle) bleiben Forderungen gegen Adyen und laufen auf ein eigenes Konto, nicht in den normalen Forderungskreislauf.
• Unbekannte Vorgangsarten werden nicht geraten. Taucht in deinem Report ein Typ auf, den Ledgerpilot nicht kennt, wird die Zeile trotzdem importiert und als offene Position ausgewiesen – still verschluckt wird sie nie, denn das ergäbe einen falschen Saldo.
• Zahlungen in Fremdwährung: Rechnet Adyen in Euro ab, wird mit dem Kurs aus dem Report umgerechnet – und gegengeprüft. Bleibt eine Zahlung in einer anderen Währung, wird sie nicht gebucht, sondern gesondert ausgewiesen.
• Verschlüsselte Reports (PGP) werden derzeit nicht unterstützt. Ledgerpilot erkennt sie und sagt es, statt die Datei als Textmüll einzulesen.