Interactive Brokers per Excel in DATEV importieren: was dafür nötig ist

Interactive Brokers bietet keine Schnittstelle zu DATEV. Wer als Kanzlei eine Trading-GmbH mit vielen Einzeltransaktionen betreut, steht deshalb vor der Frage: jede Transaktion von Hand buchen, die Rohdaten selbst in ein DATEV-Format bringen oder ein Werkzeug dafür einsetzen?

In der DATEV-Community wird der Aufwand für den Selbstbau mit Excel auf eine halbe bis fünf Stunden geschätzt, abhängig von der Komplexität. Für ein Depot mit Käufen und Verkäufen in Euro ist das realistisch. Dieser Artikel zeigt, was eine Excel-Lösung darüber hinaus abdecken muss, wenn Fremdwährungen, Dividenden mit Quellensteuer, Optionen und Kapitalmaßnahmen dazukommen.

Inhaltsverzeichnis

• Schritt 1: Die Rohdaten aus Interactive Brokers
• Schritt 2: Die Pflichtspalten des Buchungsstapels
• Schritt 3: Konten und Gegenkonten
• Schritt 4: Realisierte Gewinne und Verluste
• Schritt 5: Fremdwährung
• Schritt 6: Sonderfälle
• Aufwand im Vergleich
• Was Ledgerpilot übernimmt
• Häufige Fragen

Schritt 1: Die Rohdaten aus Interactive Brokers

Die PDF-Kontoauszüge eignen sich nicht für einen Import. Maschinell auswertbar ist eine Flex Query, die im Portal unter „Performance & Berichte“ → „Flex Queries“ angelegt wird. Für die Buchhaltung einer Gesellschaft sind vor allem drei Abschnitte wichtig:

• Kapitalflussrechnung (Statement of Funds): jede Geldbewegung auf dem Konto – Käufe, Verkäufe, Dividenden, Quellensteuer, Zinsen, Gebühren, Ein- und Auszahlungen.
• Trades mit „Geschlossene Lots“: jeder Verkauf mit dem zugehörigen Einstand. Daraus ergibt sich der realisierte Gewinn.
• Forex-G&V-Details: realisierte Ergebnisse aus Währungsumtausch.

Ein Export je Wirtschaftsjahr genügt, weil Interactive Brokers den Einstand verkaufter Papiere in den geschlossenen Lots mitliefert – auch wenn der Kauf Jahre zurückliegt. Achtung bei der Option „Trades nach Symbol sortieren“ in der Kapitalflussrechnung: Ist sie aktiv, fehlt der Umrechnungskurs zur Basiswährung.

Schritt 2: Die Pflichtspalten des Buchungsstapels

Aus jeder Zeile des Exports muss ein Buchungssatz werden. Mindestens diese Felder sind zu befüllen:

Bei Fremdwährung kommt außerdem der Basis-Umsatz in Euro dazu.

Das Vorzeichen aus dem Export darf nicht im Umsatz landen: DATEV erwartet einen positiven Betrag, die Richtung ergibt sich aus dem Soll/Haben-Kennzeichen. Ein negativer Betrag oder ein Umsatz von 0,00 führt beim Import zu Fehlern.

Für den Import gibt es zwei Wege: eine eigene Importdefinition für den ASCII-Import oder eine Datei im DATEV-Format mit der vorgeschriebenen Kopfzeile. Welcher Weg in der Kanzlei üblich ist, hängt von der eingesetzten DATEV-Anwendung ab.

Schritt 3: Konten und Gegenkonten

Bewährt hat sich ein Verrechnungskonto für den Broker, über das alle Geldbewegungen laufen. Typische Zuordnungen:

Die Quellensteuer gehört in eine eigene Zeile, getrennt von der Dividende. Gebühren laufen üblicherweise auf Nebenkosten des Geldverkehrs.

Ein- und Auszahlungen über Geldtransit zu buchen, hat einen praktischen Grund: Die Gegenbuchung entsteht, wenn die Kanzlei den Kontoauszug der Hausbank verarbeitet. So taucht dieselbe Überweisung nicht doppelt auf.

Welche Konten im Einzelfall richtig sind, entscheidet die Kanzlei. Wichtig ist nur, dass die Zuordnung in der Excel-Lösung für jede Vorgangsart eindeutig festgelegt ist – auch für Vorgänge, die im ersten Jahr noch gar nicht vorkamen.

Schritt 4: Realisierte Gewinne und Verluste

Die Kapitalflussrechnung zeigt nur Geldbewegungen. Der realisierte Gewinn eines Verkaufs steht dort nicht, er ergibt sich aus Verkaufserlös minus Anschaffungskosten. Dafür gibt es zwei übliche Methoden:

• FIFO: Verkauft wird zuerst das älteste Stück. Interactive Brokers weist den so ermittelten Gewinn in den Trades selbst aus.
• Gleitender Durchschnitt: Die Anschaffungskosten werden über alle Käufe gemittelt. Diesen Wert liefert Interactive Brokers nicht – er muss über alle Käufe und Verkäufe hinweg selbst berechnet werden.

Für die Excel-Lösung heißt das: Neben den Geldbewegungen braucht es einen zweiten Buchungsstapel für die Gewinne und Verluste – oder eine Rechnung, die beides zusammenführt.

Zum Jahresende kommt die Bestandsliste dazu: Stückzahl, Anschaffungskosten und Marktwert je Position. Sie ist die Grundlage für die Bewertung zum Bilanzstichtag.

Schritt 5: Fremdwährung

Handelt die Gesellschaft in Dollar oder anderen Währungen, wird es aufwendiger:

• Jede Zeile braucht Währung, Kurs und Euro-Betrag. Interactive Brokers liefert je Zeile einen Kurs zur Basiswährung des Kontos mit.
• Währungsumtausch innerhalb des Kontos ist kein Ertrag und kein Aufwand, muss aber gebucht werden.
• Realisierte Währungsergebnisse stehen in einem eigenen Abschnitt des Exports und gehören auf Erträge bzw. Aufwendungen aus Kursdifferenzen.
• Ist die Basiswährung des Kontos nicht Euro, muss die gesamte Umrechnung angepasst werden.

Schritt 6: Sonderfälle

Eine Excel-Lösung, die im ersten Jahr funktioniert, scheitert oft an Vorgängen, die erst später auftreten:

• Optionen: Ausübung und Andienung erzeugen eigene Zeilen und verändern den Wertpapierbestand.
• Kapitalmaßnahmen: Ein Barabfindungs-Merger ist ein Verkauf, ein Aktiensplit dagegen ändert nur die Stückzahl.
• Ersatzdividenden aus der Wertpapierleihe tragen eine eigene Vorgangsart.
• Unbekannte Vorgangsarten: Taucht ein neuer Code im Export auf, darf die Zeile nicht still verschwinden. Sie muss auf einem Klärungskonto landen und auffallen.
• Änderungen am Export: Ändert Interactive Brokers Spalten oder Abschnitte, muss das Makro angepasst werden.

Aufwand im Vergleich

Ledgerpilot berechnet 69,90 € (inkl. USt) je Konvertierung, ohne Abo.

Für ein einfaches Depot in Euro ist die Excel-Lösung eine gute Wahl. Je mehr Fremdwährungen, Derivate und Kapitalmaßnahmen dazukommen, desto mehr Zeit fließt in Aufbau, Prüfung und Pflege. Liegt der Stundensatz der Kanzlei über 69,90 €, ist ein fertiges Werkzeug schon dann günstiger, wenn die Excel-Lösung im Jahr mehr als eine Stunde Arbeit macht.

Was Ledgerpilot übernimmt

Ledgerpilot wandelt die Flex Query von Interactive Brokers (und seinen Introducing Brokern wie CapTrader oder LYNX) in DATEV-Buchungsstapel um:

• Zwei Buchungsstapel im DATEV-Format 700 (Version 13): einer für die Kapitalflussrechnung, einer für Gewinn und Verlust – jeweils als CSV und als Excel, für SKR03 oder SKR04.
• Verrechnungskonto Interactive Brokers für alle Geldbewegungen, Ein- und Auszahlungen über Geldtransit.
• Umsatz immer positiv mit Soll/Haben-Kennzeichen, die ISIN im Belegfeld 1.
• Fremdwährung mit Währung, Kurs und Basis-Umsatz je Zeile.
• FIFO oder gleitender Durchschnitt für die realisierten Gewinne. Der Durchschnitt wird für Aktien und Fonds selbst berechnet.
• Unbekannte Vorgänge landen auf einem Klärungskonto, mit einem Hinweis an dich.
• Bestandsveränderung als Excel-Übersicht mit Stückzahlen, Anschaffungskosten und Marktwerten, dazu ein Herleitungsbericht als PDF.

Die Kontenzuordnung ist ein Vorschlag und lässt sich anpassen. Eigene Konten wie das Verrechnungskonto legt die Kanzlei einmal im DATEV-Mandanten an. Über die Steuerberater-Freigabe kann der Mandant der Kanzlei einen Link schicken, mit dem sie die Kontenzuordnung prüft und korrigiert – ohne eigenes Konto. Einen Mandantenwechsel gibt es nicht: Die Buchhaltung bleibt in der Kanzlei.

Mehr dazu auf der Seite zur Trading-GmbH Buchhaltung.

Häufige Fragen

Kann ich auch nur einen Teil mit Ledgerpilot machen und den Rest selbst buchen? Ja. Die beiden Buchungsstapel – Kapitalflussrechnung sowie Gewinn und Verlust – sind getrennte Dateien und lassen sich einzeln importieren.

Werden die Wertpapiere zum Bilanzstichtag abgeschrieben? Nein. Ledgerpilot liefert die Bestandsübersicht mit Anschaffungskosten und Marktwerten als Grundlage. Die Bewertung zum Stichtag nimmt die Kanzlei vor.

Brauche ich die Vorjahre? Für die Buchhaltung der Gesellschaft nicht. Ein Export je Wirtschaftsjahr genügt, weil die geschlossenen Lots den Einstand mitliefern.

Ist das eine Steuerberatung? Nein. Ledgerpilot ist ein Werkzeug zur Aufbereitung der Broker-Daten. Die Verbuchung, der Abschluss und die steuerliche Beurteilung bleiben bei der Kanzlei.